Por: Emilio G. Río, PMP
3 de Junio, 2021
Por mucho, una de las problemáticas más complejas de enfrentar en cualquier tipo de proyecto, tamaño y complejidad de este, o industria receptora, es definir con la mayor precisión posible qué es exactamente lo que se tiene que hacer para producir los entregables y resultados buscados como producto del proyecto, esto es, definir el alcance.
El problema se percibe desde el inicio, cuando muchos de los involucrados en tal tarea frecuentemente confunden los objetivos con el alcance del proyecto, siendo que, la explicación más sencilla para diferenciarlos es que los primeros buscan definir lo que se desea alcanzar con tal esfuerzo de proyecto; y lo segundo, definir qué exactamente se debe hacer para alcanzar los objetivos determinados.
Tan es así, que las estadísticas globales claramente reportan que más del 60% de los esfuerzos de proyecto fracasan por falta de definición del alcance. La buena nota es que desde hace varias décadas existen herramientas colaborativas de simple uso y entendimiento que ayudan en esta labor de definición y que si bien no existe el proyecto perfecto, reducen significativamente esta problemática alcanzando resultados que pueden llegar a no exceder el esfuerzo de trabajo en órdenes que van del 8 al 12%. Probado está.
La problemática no solo se limita a la falta de herramientas como pudieran llegar a serlo la construcción de un buen WBS aprovechando su conexión con MS Project, o cualquier otra conocida. Mucho del problema según observamos apunta también a los patrocinadores del proyecto, sean estos ejecutivos funcionales de alguna organización e incluso los mismos dueños e inversionistas.
Existen casos documentados que revelan el producto de una reunión de levantamiento de requerimientos estando presentes el Director General y ocho de sus principales Líderes Funcionales, donde el Director fija los requerimientos según las necesidades que este tiene clasificadas como necesarias para cumplir el objetivo. Después de tal reunión, se entrevista por separado a cada uno de los Líderes Funcionales y el resultado puede, por no decir suele, ser diferente a lo originalmente solicitado por la Dirección. ¿Interpretación?: existen diferentes intereses, o agendas escondidas.
De ahí la importancia de un bien definido proceso y procedimiento de identificación, mapeo y trazabilidad de requerimientos que apoye la unificación, clarificación y determinación de lo que realmente se necesita y debe perseguirse. Tómelo muy en cuenta: alcance bien definido facilitará la estimación y cumplimiento de tiempo y recursos. Alcance bien definido reducirá los riesgos. Alcance bien definido incrementará potencialmente el resultado esperado y con ello, la satisfacción de todos los interesados.
Nos gustaría conocer su opinión.