Por: Emilio G. Río, PMP
Julio 21 de 2021
Dando continuidad a los temas relacionados con la Gestión del Alcance de proyectos, no podemos dejar de mencionar la importancia que tiene en la misma la Gestión de la Configuración, que por algo, la Guía del PMBOK® contempla como complemento al Plan de Gestión de Alcance, el Plan de Gestión de la Configuración mismo que define: “Describe la manera en que la información de los elementos del proyecto, así como cuáles elementos, serán registrados y actualizados de modo que el producto, servicio o resultado del proyecto se mantenga consistente y/u operativo”, y que muchos colegas frecuentemente dejan de lado, sin considerar, sabiéndolo o no, que la ausencia de esta importante labor puede llegar a costar más del 10% del presupuesto total del proyecto.
Pero ¿Por qué importa tanto esta dependencia de planes? Simple: todos los productos resultantes de proyecto normalmente requieren de la participación de más de una disciplina, sea esta ingenieril[1] o constructiva[2]. En la producción de sus entregables -sea porque se desconoce, o por las diversas razones que puedan surgir en el camino de tal participación- los líderes responsables no registran y actualizan la configuración de estos, haciendo el necesario intercambio de información de cada disciplina involucrada. No dejamos de mencionar que cuando en tales entregables se encuentran involucrados proveedores externos, la información de estos debe también ser verificada contra la información producida internamente.
Este intercambio de información no es más que una verificación cruzada de los resultados que cada uno de ellos va teniendo en el proceso de diseño, a efecto de evitar, antes de pasar a producción/construcción y control de calidad, que tales entregables no conecten entre sí, teniendo que hacer re-trabajo por correcciones y en algunos casos hasta destrucción que inevitablemente arrojarán solicitudes de cambio al alcance y en consecuencia, un presupuesto no considerado; y este costo, me permito advertirle, puede ser por mucho, mayor que el que pudo preverse desde la estimación de actividades y costo del Plan original. Ejemplos de ello pueden ser:
- En el desarrollo de SW donde deban de interaccionar más de dos módulos que, trabajados por diferentes desarrolladores, no se comuniquen las interfaces a conectar.
- En cualquier proyecto de infraestructura donde diversas disciplinas conectan a través de cotas y/o coordenadas y no se intercambian información antes de la conclusión del entregable. Y mientras más grande es la inversión, más grande será el costo perdido.
Así entonces, como mínimo, es recomendable anexar al Plan de Gestión de Alcance un Procedimiento de Gestión de la Configuración del producto final y de ser necesario, por explicitud, de sus principales componentes. La recomendación -según nuestra experiencia- es que tal verificación cruzada debe, al menos, hacerse dos veces durante el proceso ingenieril: la primera al 70% de avance registrado y, la segunda al 95% de avance registrado.
Nos gustaría conocer su opinión.
[1] Toda documentación generada.
[2] Implementación o construcción derivada de la documentación generada.