Por Emilio G. Río, PMP
Abril de 2020.
La vida nos está dando una nueva lección. A corta distancia podremos ver que dejamos un mundo y que entramos a uno nuevo. Pasará mucho tiempo para enterarnos si lo que estamos viviendo fue por un error humano o intencional. Pero lo que en estos momentos no podemos dejar de considerar es que tendremos que cambiar. Tal cambio incluirá nuestra forma de vida familiar, social y de trabajo y por mucho que no lo queramos pagaremos costos que hace un mes, dos a lo máximo, no nos imaginábamos.
En alguna época pertenecí a dos organizaciones internacionales especializadas en gestión de riesgos: a mis clientes, a mis alumnos y a otros escuchas, recomendé con insistencia que a la hora de registrar los riesgos de un proyecto pensaran en estos términos: “Todo lo que imagines que puede ocurrir, puede ocurrir, por trivial que parezca; siempre regístralo.” Lo que está pasando fue, por mucho, más allá de nuestra imaginación. Si bien desde hace más de treinta años existen los sistemas DRP (Disaster Recovery Planning) y BCP (Business Continuity Planning) los mismos fueron originalmente ideados y reforzados para los sistemas de tecnología de información. También sin duda, en materia de seguridad y salud regional, nacional o internacional existen sistemas de respuesta. Pero lo que estamos viviendo no tiene igual y los resultados están a la vista. Con la experiencia que estamos viviendo quizá más de la mitad de los sistemas productivos, de salud, transporte, seguridad y cualquier otro tendrán que cambiar. La sociedad misma cambiará acorde a la cultura de cada una de nuestras regiones. Y con ella la normativa, política, leyes y todo lo que nos ordena socialmente incluidas las formas de trabajo.
Las organizaciones deberán reenfocar estrategias y líneas de acción para alcanzar los objetivos. Invertiremos muchas horas rediseñando las finanzas y más horas convenciendo a todos los niveles que tal o cual alternativa es la que mejor se ajusta a nuestra condición en tal momento. La forma de gestionar los proyectos y otras iniciativas de negocio deberán de cambiar paralelamente, sin duda. Desde hace dos o tres años atrás se venía insistiendo en un cambio de gestión organizacional dada la disrupción tecnológica y la necesidad de asegurar mejores resultados y consolidación de valor en materia de gestión de proyectos. PMI y otras organizaciones internacionales abrazaron la agilidad y empezaron a recomendar cambios estratégicos en tal sentido y aunque esta forma de gestión nació para el desarrollo de software muchas entidades ya la recomiendan para cualquier tipo de proyecto. De acuerdo o no, como Gerente de Proyecto con experiencia en proyectos predictivos recomendé y sigo recomendando, aún en las organizaciones de la industria de TI, hacer el cambio de manera gradual, de manera vertical, en un top-down y no al revés como lo hemos venido observando. Pero el tiempo se nos agotó. Sin duda, incluso los proyectos predictivos deberán buscar formas más simples de alcanzar sus objetivos. Pero el hecho es que deberemos hacerlo de manera ordenada; no podemos permitirnos correr a otro despeñadero. Desde hace mucho con frecuencia refiero que los proyectos predictivos observan 4 grandes problemáticas: a) definir adecuadamente el alcance de trabajo, b) estimar los tiempos y costos para cada actividad registrada, c) elegir a la gente correcta para el equipo de proyecto, y d) controlar a los suplidores, incluyendo a nuestros propios recursos. Todos ellos son los que han reinado en la mayor cantidad de proyectos fallidos, sin mencionar los costos trasladados al drenaje. De los cuatro que menciono, el más frecuente y representativo como criterio de éxito es definir adecuadamente el alcance de trabajo. Y en el cambio que menciono en gestión de proyectos, tal punto deberá observarse con más agudeza y en materia de riesgo sobre el alcance deberá considerarse más allá de planes de recuperación y de garantía en la continuidad del negocio, imponderables por crisis económicas, sociales, etc. Con ello estaremos practicando la agilidad.
Una problemática que no mencioné por considerarla obvia es la necesidad de asegurarnos elegir para dicha gestión a gente con excelente habilidad en comunicación en todos los sentidos: cara a cara, telefónica, correo electrónico, por aplicaciones a distancia, etc. Esta fortaleza puede llegar a reducir más de la mitad de los asuntos complejos de decisión dando a la gestión mucho de la agilidad y practicidad que deberemos buscar.
Como ejemplo, uno de los cambios a la vista en cuanto a la productividad y de mayor impacto organizacional será empezar a moldear la iniciativa de trabajo a distancia. Esta iniciativa será para las pequeñas y medianas empresas un excelente recurso orientado al cambio por ajustar; las grandes empresas, en su mayoría, ya han solucionado este punto. Nuestra oficina en México, después del sismo de septiembre de 2017 nos llevó por fuerza a intentar el proceso. Algunos colegas y clientes también. Cuando intercambiábamos información pudimos darnos cuenta cómo había cambiado la productividad de nuestro personal. Tuvimos que reconocer, abiertamente, que nuestra necesidad de ver al personal laborando en la oficina no era precisamente por que tuviéramos la certeza de que podíamos producir más o mejores resultados. Trabajamos en desarrollar un sistema simple de reporteo virtual que nos arroja hoy día los informes necesarios para saber que estamos recibiendo lo mismo o más en materia de entregables que lo que antes producíamos. Por fortuna el paso ya está dado y con elevada certeza respecto de lo que estamos produciendo.
Para tal paso hacia el futuro primero deberemos enfocarnos en la gestión de cambio organizacional de la alta gerencia; sin ella convencida de los beneficios y agregación de valor se podrá perder tiempo y oportunidad ante la competencia. En tales circunstancias los empleados, como seres humanos, pagarán un costo emocional cuando muchos de ellos no están moldeados para el trabajo a distancia. Esta es otra condición que recomendamos vigilar. Cuando iniciamos con el modelo tuvimos por fuerza que darnos a la tarea de verificar si en sus hogares se contaba con la infraestructura necesaria para poder cumplir con sus obligaciones, esto es, área mínima de trabajo, mobiliario, capacidad de internet, etc. Si bien por un lado se experimentó ahorro en rentas de piso, energía para iluminación, aire acondicionado y otros servicios, también se tuvo que proyectar la inversión en algún equipamiento extra, móviles y otra infraestructura faltante y necesaria en algunos hogares como es el servicio de internet confiable. Otros riesgos a los que se tuvo que responder fue la gestión de la información y la seguridad informática, desde que al tener que abrir puertos para la comunicación a distancia los sistemas quedan mayormente expuestos a la intrusión. Pero quede en la certeza de que sus expertos en finanzas podrán proyectar y comparar el costo-beneficio de una decisión como esta. Los derechos y obligaciones de toda sociedad, como fuere, empezarán a enfocarse en un modelo distinto.
Preparémonos.
Va desde aquí nuestro más profundo deseo de bienestar ante esta contingencia y del mayor éxito en sus futuras acciones.
